ارکان ارزیابی عملکرد منابع انسانی
چکیده فرایند ارزیابی عملکرد که امروزه باید آن را در چارچوب مدیریت عملکرد طراحی و پیاده سازی نمود یکی از مهمترین فرایند توسعه منابع انسانی به شمار میرود. مهمترین عواملی که در طراحی یک فرایند ارزیابی عملکرد اثربخش لازم است مورد توجه قرار گیرند را میتوان به شرح ذیل برشمرد: - شفاف سازی ارتباط عملکرد کارکنان با استراتژیها و اهداف سازمان - تعیین شاخصهای عملکردی جهت ارزیابی -تعیین و برقراری ارتباط بین فرایند ارزیابی عملکرد با سایر فرایندهای توسعه منابع انسانی در این مقاله تلاش شده است با توجه به رویکرد فوق و بر اساس مدل “5W” نسبت به تشریح عوامل کلیدی در طراحی فرایند ارزیابی عملکرد پرداخته شود.
مقدمه ارزشیابی، به عنوان یک فعل، از ابتدای خلقت بشر و در ذات و کردار اغلب موجودات زنده، به نوعی حضور داشته و اساساً مبنای رفتارهای فطری و اکتسابی بشر بوده است. ادیان الهی عموماً معیار و شاخصهای رفتاری و کرداری به انسانها عرضه کرده، در ازای تبعیت از آنها پاداشهای معین و در صورت استنکاف نیز مجازاتهای معینی را بشارت دادهاند. ارزیابی عملکرد در مجموعه مدیریت منابع انسانی نـظام ارزیابی عملـکـرد، یـکی از مهمترین و پایـه ای تر ین زیـر نظامهای منـابع انسانی محسوب میشود ، بدیهی است که ارزیابی عملکرد کارکنان فرایندی بسیار مهم و از حساستر ین مسائلی است که مسئولان سازمانها با آن روبهرو هستند. با وجود سعی دائم در طراحی سیستمهای بهینه و موثر برای ارزیابی کارکنان، شواهد و مدارک نشان میدهند که به طور کلی، مسئولان سازمان از روشها و سیستمهای مورد استفاده برای ارزیابی کارکنان راضی نیستند. دلیل اصلی این نارضایتی، عوامل مختلفی ازجمله پیچیدگی فرایند ارزیابی و وجود کاستیهایی در سیستم ارزیابی جامع است اما سازمانها به عنوان موجودی اجتماعی به ضرورت نیازمند قاعده ای برای ارزیابی شایستگیهای کارکنان خود هستند، باز آزمایی و سنجش عملکرد هر سیستم پس از یک دوره زمانی مناسب بر اطمینان از عملکرد و اثرگذاری آن و نیز رفع موانع و اشکالات دیده نشده ضرورت دارد. ارزیابی عملکرد کارکنان از وظایف بسیار مشکل ارزیابان است، زیرا ارزیابی شوندگان معمولاً نسبت به تأثیر نتایج ارزیابی خوش بین و از تأثیرات آن بر پیشرفتهای آینده خویش واقفند،همین امر ارزیابی را مشکل کرده است مسئله مشکلتر وجود انواع و اقسام مسئله های ساختاری است که موجب ایجاد شک و تردید درباره منصفانه یا عادلانه بودن این فرایند است. اینگونه مشکلات، گذشته از این موجب بروز تضاد و تعارض بین سرپرستان و زیردستان میشوند که در نتیجه رفتارهای ویرانگر را تقویت خواهند کرد. شناخت مسائل و مشکلات و بهینه سازی نظام ارزیابی عملکرد، دست کم از دو بعد دارای اهمیت است: اول اینکه سازمانها نیازمنـد آگـاهی از کـارایی کارکنان خویش اند تا بتوانند برای بهبود عملکرد و ارتقای بهرهوری فردی و سازمانی، وضعیت منابع انسانی خود را بهبود بخشیده، بر کمیت و کیفیت تولیدات خود بیفزایند. دوم اینکه، آگاه شدن کارکنان از نتایج عملکرد خود برای آنها مطلوب بوده، عموماً احساس رشد خواهند کرد؛ به این صورت که به نقاط قوت و ضعف خود پی برده، برای افزایش توانمندیهای خویش بر اساس واقعیات تلاش خواهند کرد. ارزیابی عملکرد کارکنان، فرایندی بسیار مهم و از حساستر ین مسائلی است که مسئولان سازمان با آن روبهرو هستند. با وجود سعی دائم در طراحی سیستمهای بهتر و مؤثرتر برای ارزیابی کارکنان، شواهد و مدارک نشان میدهند که کارکنان از این سیستمها راضی نیستند. ناتوانی در طراحی یک سیستم جامع، عدم پشتیبانی مدیریت، عدم تناسب و انطباق سیستمهای ارزیابی با واقعیات، از جمله مشکلاتی هستند که معمولاً اثربخشی اکثر سیستمهای ارزیابی را دچار اشکال میسازند. ارکان ارزیابی عملکرد چه چیزی باید مورد ارزیابی قرار گیرد؟ شناخت و تشخیص کارکنان با عملکرد بر جسته، تنها با نگاه سادهانگارانه به اعداد و ارقام امکان پذیر نمیباشد، بنابراین لازم است که معیارهایی برای ارتباط رفتار و عملکرد با استراتژی سازمان شناسایی شود. باید اطمینان یافت که شاخصهای عملکرد مناسب و درستی برای ارزیابی کسب و کار موفق به کار گرفته شده است و همچنین این شاخصها با عملکرد کارکنان تطبیق داده شده است. از این راه سازمان میتواند کارکنان را در جهت ایفای نقش برتر توانمند سازد و این امر خود میتواند در افزایش توانمندی سازمان در اجرای استراتژی موثر باشد. با توجه به اینکه کارکنان بیشترین ارتباط را با مشتریان دارند اغلب میتوانند بازخورد سودمندی درباره آنچه که از نظر مشتریان به واقع ارزشمند است ارائه کنند. بنابراین آنها میتوانند به سازمان در جهت شناسایی شاخصهایی که به درستی میتوانند معیار ارزیابی عملکرد باشند کمک کرده، همچنین اعلام کنند که در چه زمینههایی، بین استراتژی و واقعیتهای روزمره، گسستگی وجود دارد. با ایجاد ارتباط شفاف بین هدفهای کسب و کار با رفتار و عملکرد کارکنان، سازمان میتواند کارکنان را از نقش و سهم خود در پیشبرد استراتژی آگاه سازد. برای این امر، ا:.7.تدا لازم است همبستگی بین شاخصهای ارزیابی عملکرد و حقایق کسب و کار شناسایی شود. برای مثال یک مرکز ارائه خدمات تلفنی در سازمان را در نظر بگیرید که در جهت ارائه اطلاعات و خدمات به صورت تلفنی به مشتریان، رقابت میکند. در این سازمان مدیریت احتمالاً ارائه خدمات ویژه به مشتریان را به عنوان هدف در نظر میگیرد و همچنین حضور و در دسترس بودن را به عنوان شاخص ارزیابی جهت تحقق این هدف تعیین میکند. هر چند که شاخص مزبور میتواند ارزشمند باشد اما ممکن است این شاخص به خودی خود به استراتژی سازمان بر نگردد، در نتیجه بر این اساس سیستم تشویق کارکنان به رفتار نادرست پاداش میدهد و سازمان به صورت درست متوجه نمیشود که کدامیک از کارکنان آنها نقش موثری در تحقق برنامههای استراتژی کسب و کار دارند. اما اگر شما تشخیص بدهید که مشتریان مرکز تلفن سازمان ترجیح میدهند که مسائلشان به سرعت حل شود، آن وقت تماسهای تلفنی کوتاه و تحلیل دقیق درخواست مشتری میتواند به عنوان معیار اصلی جهت ارزیابی عملکرد در نظر گرفته شوند. حال شما باید شاخصهایی را برای ارزیابی کارکنان در برابر آن معیار (تماس تلفنی کوتاه و تحلیل دقیق درخواست مشتری ) شناسایی کنید و بر روی منابعی که در همین راستا به کارکنان کمک میکنند، سرمایه گذاری داشته باشید. علاوه بر لزوم تعیین شاخصهای عملکرد مناسب در جهت اجرای استراتژیها و برنامهها، تعیین شاخصهای رفتاری مناسب برای ایجاد تعامل موثر و اثربخش با محیط پیرامون در جهت ایفای نقش برتر نیز امری ضروری است: تعیین مصادیقی در مورد شایستگیهای نظیر ارتباطات ، اخلاق حرفه ای ، مشتری مداری ، کار تیمی و ... که افراد را در جهت اجرای بهینه نقش خویش یاری میکند. در همین مورد و در جهت ایجاد یکپارچگی و تعامل سازنده اعضا و توجه به منافع جمعی، شاخصهایی که به عملکرد و خروجی هر بخش/واحد مرتبط میباشند ، از قبیل: سرانه پیشنهادها ، امتیاز 5S ، نتایج حاصل از ارزیابیها و ممیزیها و ... نیز باید مورد نظر قرار بگیرد. آخرین عاملی که برای ارزیابی میتوان در نظر گرفت عملکرد و خروجی کارکنان در مورد نظامهای مصوب عمومی سازمان، نظیر: فعالیتهای آموزشی و پژوهشی ، تشویق و توبیخ ، پیشنهادها و ... است (شکل 1). ارزیابی چه زمانی باید صورت پذیرد؟ یکی از مسائل حائز اهمیت در ارزیابی عملکرد ، زمان ارزیابی است. آیا ارزیابی عملکرد افراد باید روزانه، هفتگی، ماهانه، فصلی و یا سالیانه به عمل آید ؟ شاخصها،معیارها و نقاط پایش فرایندها، فعالیتها اگر به مدل ارائه شده (شکل 2) ارزیابی عملکرد در این مقاله توجه کنید، درمی یابید که یکی از مهمترین بخشهای قابل ارزیابی در مدل شاخص ، معیارها و نقاط پایش استخراج شده از استراتژی و برنامهها، مستندات و فرایندها است. بنابراین یکی از فاکتورهای تعیین کننده زمان ارزیابی وابسته به ماهیت و نوع شاخص ، معیار و یا نقاط پایش تعیین شده است. برای مثال اگر یکی از نقاط پایش در فرایند خرید یک سازمان طول مدت خرید" باشد، یعنی با توجه به ماهیت و اهمیت مدت زمان خرید و تحویل به موقع آن به درخواست کننده کالا در درون سازمان ، طول مدت خرید به عنوان یکی از شاخصهای کلی برای ارزیابی مأمور خرید در نظر گرفته شده باشد و پس از کارشناسی و تحلیلهای به عمل آمده، میانگین مدت زمان خرید کالاها 5 روز در نظر گرفته شده باشد، بنابراین لازم است که پس از پایان خرید هر کالا ، مأمور خرید مربوطه مورد ارزیابی قرار گیرد.
عوامل رفتاری نخستین گام برای ارزیابی عوامل رفتاری، تعیین شایستگیهای رفتاری است که از راه تجزیه و تحلیل مشاغل و نوع ماهیت فعالیتهای یک بخش قابل استخراج است . پس لازم است که برای هر یک از شایستگیها مصادیق رفتاری تعیین شود . برای مثال اگر یکی از شایستگیهای تعیین شده کار تیمی است باید به صورت رفتاری تعیین کنیم که چه نوع رفتارهایی از علائم و نشانههایی ترغیب انجام و یا هدایت کار تیمی و همچنین چه نوع رفتارهایی تخریب کننده آن است. توصیه میشود جدولی از فهرست شایستگیها و مصادیق رفتاری مثبت و منفی مورد نظر در دسترس مدیران و روسای هر بخش باشد و در صورت بروز آن رفتارها در طول روز مراتب را ثبت کنند. همانگونه که ملاحظه میکنید مناسبترین زمان برای ارزیابی عامل رفتاری همانند شاخصها و نقاط پایش استخراج شده از استراتژی برنامهها و فرایندها زمان بروز رفتار است. البته لازم است علل و موقعیت بروز رفتار مورد نظر قرار گرفته شود . عوامل سیستمی و عوامل واحدی ارزیابی عوامل سیستمی و عوامل واحدی برخلاف دو عامل ذکر شده لزوماً وابسته به زمان انجام فعالیت و یا بروز رفتار نیست؛ زیرا نتایج آن به طور عمده به صورت اعداد و ارقام بوده، از راه سیستمهای مکانیزه قابل استخراج است. بنابراین به صورت هفتگی و یا ماهیانه قابل دریافت خواهد بود . ارزیابی نهایی و ارائه بازخورد با توجه به بررسیهای به عمل آمده در مورد نظریه های انگیزشی و تجربههای به دست آمده از اجرای سیستمهای ارزیابی عملکرد و نیز با توجه به ارزیابیهای شناوری که به صورت روتین در مورد شاخصها و نقاط پایش فرایندها و همچنین عوامل رفتاری صورت میپذیرد، مناسبترین زمان جهت ارزیابی نهایی و ارائه بازخورد ارزیابی به صورت ماهیانه است . گفتنی است که برخی از ابزارهای خود ارزیابی و ارزیابی، مانند: استانداردها و مدلها نظیرIso9001، EFQM که اجرای آن به صورت 6 ماهه یا سالیانه صورت میپذیرد، میتواند نتایج آن در مقاطعی که ارزیابی صورت میگیرد با نتایج ارزیابیهای ماهیانه تلفیق شود .
چه کسانی باید ارزیابی را انجام دهند؟ یکی دیگر از عوامل با اهمیت در فرایند ارزیابی عملکرد، افرادی هستند که دیگران را مورد ارزیابی قرار میدهند .نظام ارزیابی عملکرد باید به گونه ای باشد که بتواند تفاوتهایی را که از نظر عملکرد میان کارکنان وجود دارد، تشخیص داده ، آنها را از یکدیگر مجزا کند. طبیعی است که اگر شاخصها قادر به چنین تمایزی نباشند و عملکرد کارکنان را به یک شکل و کم و بیش در یک سطح ارزیابی کنند، نتایج حاصله کمکی در جهت استفاده از نتایج ارزیابی نخواهد کرد. یک نظام ارزشیابی بنا به این دلایل، ممکن است تبعیض آمیز باشد : _ محتوای ارزشیابی، عوامل مرتبط با شغل را در برنگرفته، از اعتبار چندانی برخوردار نباشد. _ ارزیابها ، عملکرد ارزیابی شونده را در زمان انجام کار مورد مشاهده، قرار ندهند . _ ارزشیابی ها بر مبنای عوامل ذهنی و مبهم استوار باشد . _ ارزشیابی هابراساس شرایط استاندارد شده ای جمع بندی و امتیاز داده نشده باشند. اگر کسی که باید عملکرد افراد را مورد ارزیابی قرار دهد بر این باور باشد که باید ارزشیابی ما را بر مبنای سابقه خدمت و ارشدیت افراد(و نه بر مبنای عملکرد آنان ) انجام داد، در آن صورت او به صورتی ناآگاه و ندانسته میکوشد تا ارزیابی مربوط به عملکرد را درون چارچوب مقامی که فرد از نظر سابقه خدمت و ارشدیت در سازمان دارد، بگنجاند. در ارتباط با ارزیابی عملکرد، خطاهای متداولی توسط ارزیابان به صورت عمدی و غیر عمدی امکان پذیر است: - نرمش و ارفاق - سخت گیری - گرایش به حد متوسط - خطاهای هاله ای - تعصبات فرهنگی - پیشداوریهای شخصی - خطای ناشی از کهنگی و تازگی - خطای ناشی از مقایسه شخص با شخص ارزیابی هر یک از عوامل چهارگانه در مدل ارزیابی _ ارزیابی شاخصها و نقاط پایش : مناسبترین فرد برای ارزیابی این عامل، سرپرست مستقیم هر فرد است . _ ارزیابی عوامل رفتاری: این عامل میتواند به صورت ارزیابی 360 درجه در داخل واحد، شامل: سرپرست، همکار ، خود ارزیابی و افراد زیر نظر با بهکارگیری اصول درست آنکه در ارکان ارزیابی اشاره شده، صورت پذیرد. _ ارزیابی عوامل سیستمی : این عوامل میتواند توسط کاربران و مجریان مربوطه و به صورت مکانیزه استخراج شود . _ ارزیابی عوامل واحدی : بخشی از این عوامل توسط کاربران و مجریان قابل ارائه است و برخی از عوامل آن توسط ممیزان و ارزیابان داخلی/خارجی قابل ارائه است (شکل 3). چرا ارزیابی عملکرد صورت میپذیرد؟ ابتداییتر ین هدف ارزیابی عملکرد، ارائه بازخورد به کارکنان با توجه به توانمندیها و شایستگیهای آنان در جهت ایجاد انگیزش و افزایش بهرهوری است . امروزه در برخی از سازمانها به جای واژه ارزیابی عملکرد از واژه مدیریت عملکرد استفاده میشود و این به خاطر گستردگی و نقشی است که نتایج و خروجیهای ارزیابی عملکرد در جهت بهبود فرایند و عملکرد افراد میتواند به همراه داشته باشد . ارزیابی عملکرد جامع و درست میتواند این نتایج و خروجی ما را به همراه داشته باشد : 1. شناسایی نقاط قوت و قابل بهبود کارکنان ؛ 2. تدوین برنامه های آموزشی و یادگیری انفرادی؛ 3. ارائه بازخوردهای انگیزشی متناسب با عملکرد ؛ 4. عادلانه کردن سیستمهای جبران خدمات کارکنان ؛ 5. شناسایی افراد برای جانشین پروری؛ 6. بهکارگیری نتایج در سیستم ارتقاء؛ 7. جابهجاییهای شغلی و ... .
چگونه عملکرد افراد را مورد ارزیابی قرار دهیم؟ در این مرحله لازم است بررسی کنیم با چه روشها ، ابزارها و تکنیکهایی میتوان عملکرد کارکنان را مورد ارزیابی قرار داد تا بتوان به مناسبترین خروجیها دسترسی پیدا کرد . مهمترین ابزارها و تکنیک ما برای ارزیابی عملکرد به این شرح ذیل است . 1. مشاهده ؛ 2. مصاحبه؛ 3. پرسشنامه / فرم؛ 4. گزارشهای آماری ، کتبی و سیستمی؛ 5. استانداردها / مدلهای ارزیابی (سیستمهای مدیریت کیفیت Iso9001 ، EFQM و ... ). کاربرد هر یک از این ابزارها به تنهایی برای ارزیابی تمامی عوامل کفایت نمیکند، بلکه لازم است که با توجه به عاملی که مورد ارزیابی قرار میگیرد از هر یک از این ابزارها به تنهایی و یا به صورت تلفیقی استفاده کرد. تشریح مدل جامع ارزیابی عملکرد منابع انسانی همانگونه که در مدل ارائه شده (شکل 4) میبینید عوامل و شاخصهای ارزیابی عملکرد به عبارت دیگر " آنچه که لازم است مورد ارزیابی قرار گیرد " که پایه و مهمترین رکن سیستمهای ارزیابی عملکرد میباشد باید از بطن استراتژی و برنامهها و همچنین فرآیند ما ، رویه ما و مستندات یک سازمان استخراج شود .برای اینکه مدیریت بتواند چگونگی و میزان تحقق استراتژی و هدفهای خود را به صورت معینی تعریف کند لازم است که ابتدا ارتباط بین فعالیتها و عملکرد کارکنان با استراتژی و هدفهای سازمان را مشخص کرده، سپس به گونه ای دقیق، عملکرد کارکنان را به صورت کمی شاخص گذاری و اندازه گیری کند . با این تفسیر چشم انداز ، مأموریت ، هدفها ، استراتژی ، و برنامه های سازمان باید به عنوان مبنای ارزیابی عملکرد کارکنان مورد توجه قرار گیرد .
اگر در مدل مشخص شده است عوامل مورد ارزیابی به چهار دسته اصلی تفکیک شده است . مهمترین :/.. اصلیتر ین عامل که به طور مستقیم به فعالیتها و عملکرد روزانه کارکنان مرتبط میباشد، بررسی و تعیین درست و مناسب شاخصها ، معیارها و نقاط پایش فرایندها است که از درون استراتژی و برنامه های سازمان استخراج میشود . اینکه چه چیزی مورد ارزیابی قرار گیرد، بنیادیتر ین و مهمترین عامل در ارزیابی عملکرد کارکنان است ، متأسفانه در بسیاری از سیستمهای ارزیابی عملکرد نادیده گرفته شود . عامل دوم، مربوط به ارزیابی شایستگیهای شغلی و رفتاری کارکنان است. یعنی اینکه با تجزیه و تحلیل مشاغل باید مشخص شود که چه شایستگیهای رفتاری برای هر یک از شغلها ضروری است. سپس باید برای هر یک از شایستگیها مصادیق رفتاری مثبت و منفی تعیین شود . برای مثال وقتی که به کارگروهی به عنوان یک شایستگی اشاره میکنیم ، لازم است که به صورت رفتاری مشخص کنیم که شامل چه نوع رفتارها و عملکردهایی میشود . سومین عامل، مربوط به ارزیابی عملکرد و خروجی کارکنان در مورد نظامهای مصوب عمومی سازمان، شامل: حضور و غیاب ، فعالیتهای آموزشی و پرورشی ، تشویق و توبیخ ،مشارکت در تیمهای کاری ، پیشنهادها و ... میشود. عامل چهارم و آخرین عامل، مربوط به عملکرد کلی واحدها میشود . همانگونه که در ارکان ارزیابی اشاره شد، شاخصهایی که در این عامل میتوان مورد توجه قرار داد، شامل این موارد است : 1. سرانه پیشنهادها؛ 2. امتیاز 5S ؛ 3.مشارکت در تیمها؛ 4.امتیاز رضایت مشتریان داخلی؛ 5.شکایات مشتریان؛ 6-نتایج حاصل از ارزیابی ما و ممیزیها (EFQM،ISO9001و...). یکی دیگر از اجزای مدل، به ابزارهایی که در ارزیابی عملکرد به کار گرفته میشود، اشاره دارد . بهترین تکنیکها و ابزارهایی که برای ارزیابی عوامل تعیین شده در مدل قابل کاربرد است، شامل: مشاهده، مصاحبه، گزارش، پرسشنامه / فرم، استانداردها و (EFQM ، ISO9001و...) میباشد . باید توجه داشت که به تناسب هر یک از عوامل تعیین شده برای ارزیابی در مدل از یک یا چند مدل خاص میتوان استفاده کرد . آخرین جزء مربوط به مدل، شامل خروجی ما و نتایجی است که از مدل قابل استخراج است . اگر عوامل تعیین شده در مدل به صورت کامل و حرفه ای مورد ارزیابی قرار گیرند نتایج قابل ملاحظه ای شامل شناسایی نقاط قدرت و قابل بهبود کارکنان، برنامه های آموزشی و یادگیری انفرادی، ارائه بازخوردهای انگیزشی متناسب با عملکرد ، عادلانه کردن سیستمهای جبران خدمات کارکنان، شناسایی افراد برای جانشین پروری، بهکارگیری نتایج در سیستم ارتقاء ، جابهجایی شغلی و ... قابل بهره برداری خواهند بود .
نتیجه گیری ارزیابی عملکرد یکی از مباحث ویژه مدیریت منابع انسانی استراتژیک است و ابزار مناسبی برای ارتقای عملکرد کارکنان و سازمان به حساب میآید . در صورتی که ارزیابی عملکرد با ملزومات و پیش نیاز آن در سازمان طراحی و اجرا شود، میتواند بخشی از مسائل و مشکلات سازمان را شناسایی کرده، در جهت حل آنها راهکارهای عملی ارائه کند. ارزیابی عملکرد، نگرش جامعی به عملکرد افراد و سازمان دارد و با سازوکارهایی مشخص بین عملکرد فـردی و سازمانی همافزایی ایجـاد میکند. بخشی از مدل ارزیابی عملکردی که در این مجموعه ارائه شده، حاصل تجارب ناشی از اجرای این سیستم در شرکت سایپا و برخی از شرکتهای گروه صنعتی سایپا است و بخش دیگر آن نتیجه مطالعات و تحقیقات انجام شده در مورد سیستمهای ارزیابی عملکرد در سطح دنیا میباشد . با توجه به هدفهای مرکز ارزشیابی و توسعه منابع انسانی گروه سایپا، امید است که با ایجاد بستر لازم بتوانیم این مدل را به صورت جامع با در نظر گرفتن ملاحظات لازم در تمامی شرکتهای گروه سایپا پیادهسازی کنیم .