موانع و تسهیل کننده های تسهیم دانش

انش فردی هنگامی برای سازمان قابل دسترس خواهد شد که کارکنان تمایل به اشتراک آن داشته باشند. اشتراک دانش، رفتاری فراتر از نقش واقعی کارکنان در سازمان است که برای بروز آن باید موانع احتمالی و تسهیل کننده های بروز این رفتار شناسایی شوند و هم کارکنان و هم سازمان تلاش کنند در کنار یکدیگر  روش هایی را که برای به اشتراک گذاری دانش تأثیر گذار است را شناسایی کنند و همزمان در تقویت مشوق ها و از بین بردن موانع اشتراک دانش بکوشند.

در این فصل به تشریح سه دسته از موانع فردی، سازمانی و موانع مبتنی بر فناوری های اطلاعاتی و ارتباطی که در تسهیم مؤثر دانش در سازمان اثرگذار است می پردازیم.

موانع و تسهیل کننده های فردی

موانع فردی موانعی است  که از رفتار فردی، اعمال، نگرش ها و برداشتهای افراد سرچشمه می گیرند. این موانع عبارتند از:

      عدم وجود زمان کافی برای به اشتراک گذاری دانش

ü    ما انسان ها معمولاً بیشتر زمان خود را صرف فعالیتی می کنیم که برایمان منافع آشکار و ملموسی در بر داشته باشد و کمبود زمان منجر به اولویت بندی بین تسهیم دانش و سایر فعالیت هایی می شود که فکر می کنیم برایمان مفیدتر است. در این حالت ما با تسهیم دانش به عنوان یک عامل هزینه ای برخورد کرده ایم و تسهیم دانش را فعالیتی منفک از سایر فعالیت های روزانه می بینیم، در حالی که برای تبدیل شدن به سازمانی یادگیرنده کارکنان دانشی سازمان باید خود را مسئول یادگیری خود و همکارانشان بدانند و در فرایندهای کاری رسمی و غیر رسمی به عنوان مربی عمل کنند و به تسهیم دانش در طول فرایندهای کاری و به عنوان جزئی لاینفک از فعالیت هایشان بپردازند.

      عدم یکسان بودن ویژگی ها، سطح دانشی و بینشی به اشتراک گذارندگان دانش

متناسب نبودن سن افراد؛

عدم تشابه جنسیتی؛

متناسب نبودن سطح تحصیلات؛

متناسب نبودن سطح فرهنگی ارزش ها و باورهای فردی؛

و یکسان نبودن سطح دانش و تجارب افراد، از جمله موانع بر سر راه شکل گیری ارتباطات صحیح سازمانی و در نتیجه عدم تسهیم مؤثر دانش می باشد.

      ترس از اعتراف به ندانستن

گاهی کارکنان از ترس این که در صورت استفاده از دانش دیگران از آن ها نا آگاه تر جلوه کنند از دانش دیگران استفاده نمی کنند و گاهی نیز کارکنان به اینکه از دیگران مشورت و راهنمایی نمی گیرند و تنها از روش مختص به خود استفاده می کنند افتخار می کنند.

      عدم آگاهی دارندگان دانش نسبت به مفید بودن دانش برای دیگران

بعضی از کارکنان از ارزشی که دانش آن ها برای دیگران دارد آگاه نیستند و از طرف دیگر برخی از کارکنان نیز نمی دانند چه شخصی در سازمان دانش مورد نیاز آن ها را در اختیار دارد. در این حالت نه گیرنده و نه دارندۀ دانش خیلی دلواپس این که چه کسی نیازمند دانش است و یا چه کسی دارندۀ دانش است نخواهد بود. از بروز این حالت در سازمان تحت عنوان جهالت دوطرفه یاد می شود که بر طرف شدن این حالت نیازمند مدیریت صحیح دانش، ایجاد نقشۀ دانشی سازمان و مستندسازی فعالیت ها و تجربیات کاری است.

      آسان تر بودن به اشتراک گذاری دانش آشکار نسبت به دانش پنهان

در سازمان ها بیشتر به تسهیم دانش مستند و عینی تأکید می شود و به تسهیم دانش پنهان که غالباً به صورت تجربه در ذهن کارکنان سازمان وجود دارد و ارزش بیشتری را نیز برای سازمان دارد، توجهی نمی شود. برای آشکار نمودن چنین دانشی، سازمان ها باید به روش های تسهیم دانش پنهان مانند یادگیری عملی، گفتگو، حل تعاملی مسائل و ..... توجه کنند.

      ضعف در مهارت های ارتباطی

اهمیت ارتباطات بین افراد در مدیریت دانش آنقدر زیاد است که یکی از دانشمندان این حوزه معتقد است: اگر یک دلار دارید و می خواهید آن را خرج مدیریت دانش کنید، بهتر است آن را برای ایجاد ارتباط بین افراد خرج کنید. تأثیر پررنگ مهارت های ارتباطاتی چه به صورت شفاهی و چه به صورت نوشتاری در تسهیم دانش بین کارکنان انکار ناشدنی است. کوچکترین رفتار و گفتار ما  می تواند بر انگیزۀ تسهیم دانش ما با همکاران مان و بالعکس اثرگذار باشد. افرادی که صرفاً در پی بکارگیری تکنیک های ارتباطی به منظور تأثیر گذاری بر دیگران و رسیدن به خواسته های فردی خود هستند  افراد موفقی در برقراری ارتباط با دیگران نیستند.

      ضعف در اعتماد در بین کارکنان

فرهنگ تسهیم دانش بر اساس اعتماد ایجاد می شود. عدم اعتماد بین افراد اصلی ترین دلیل برای عدم تمایل آنها به تسهیم دانش خود با دیگران است. همان طور که در فصل قبل نیز اشاره کردیم هیچ عاملی به اندازۀ اعتماد در روابط کاری نمی تواند بر انگیزۀ تسهیم کارکنان اثرگذار باشد. اگر اعتماد نباشد هر فرد فکر می کند اگر بخشی از دانش خود را در اختیار دیگران قرار بدهد ممکن است دیگران از آن سوء استفاده کنند و یا بدون توجه به مالکیت معنوی، آن را به به اسم خود ارائه دهند و از منافع آن بهره مند شوند، بنابراین از تسهیم دانش خود سرباز می کنند.

      ترس از به مخاطره افتادن امنیت شغلی

بعضی از کارکنان به این دیدگاه قدیمی که "دانش و اطلاعات قدرت می آورد" معتقدند و همین اعتقاد توجیهی است که آن ها را وادار به مخفی کردن دانش و اطلاعات خود می کند و عدم تسهیم دانش را وسیله ای برای پیشرفت شغلی خود تصور کرده و بالعکس تسهیم دانش را عاملی برای تضعیف جایگاه سازمانی و قدرت خود می دانند و بنابراین به دلیل ترس از کاهش امنیت شغلی خود دانش خود را با دیگران تسهیم نمی کنند. این دسته از کارکنان با این طرز تفکر با ورود هرگونه نوآوری و تغییر نیز در سازمان احساس خطر می کنند.

      عدم آگاهی کافی از ارزش و مزایای به اشتراک گذاری دانش با همکاران

گاهی عدم وجود انگیزۀ کافی برای تسهیم دانش در ما به علت ندانستن و یا غافل بودن از مزایای فردی و سازمانی تسهیم دانش در سازمان است. آگاهی از مزایای تسهیم دانش که در فصل قبل به آن اشاره شد باعث خواهد شد ما به صورتی آگاهانه و هدفمند در این مسیر گام برداریم.

آیا شما دانشتان را با همکاران به اشتراک می گذارید؟

بعضی از افراد وجود دارند (قطعاً شما هم تعدادی از آن ها را در شغل و حرفۀ خودتان دیده اید و می شناسید) که خیال می کننند دانش قدرت است و هر چه آن ها بتوانند دانش بیشتری را برای خودشان کسب کنند، قدرت بیشتری در اختیار خواهند داشت. آن ها یکسری سیلوهای مجازی در اطراف خودشان به وجود می آورند و دانش خود را درون آن ها نگهداری می کنند و افراد دیگر را از آن ها دور می نمایند.

در مقابل این گروه افراد مؤثری در سازمان وجود دارند که به ترویج و اشتراک دانش خود می پردازند. یکی از محققان معتقد است: بهترین استراتژی برای آینده اشتراک دانش آن هم به صورت وسیع می باشد.

این افراد دارای ویژگی ها و صفات مشخصۀ رفتاری زیر هستند:

     روحیۀ جمع گرایی به جای فرد گرایی و تک روی

     روحیۀ دیگرخواهی به جای خودخواهی

     روحیۀ جرأت و جسارت

     روحیۀ شفافیت

     نگاه مثبت اندیش

     اشتیاق به یادگیری و تعالی

     انعطاف پذیری در برابر دیدگاه های جدید

     داشتن روحیۀ بخشندگی و سخاوت

     داشتن نگاهی دوراندیش

افرادی که دانش را ذخیره می کنند معمولاً تشنۀ قدرت هستند، آن ها تمایل دارند تا پایگاه قدرت مناسبی برای خودشان به وجود آورند، اما در این فرایند هرگونه اعتمادی را که همکارانشان به آن ها می توانستند داشته باشند را از بین برده و نابود می کنند.

موانع سازمانی تسهیم دانش

یکی از موضوعات کلیدی تسهیم دانش در یک سازمان وجود زمینه مربوط به محیط و شرایط مناسب سازمانی است. موانع بالقوه ای که در این  خصوص می توانند منجر به کاهش تسهیم دانش در سازمان شوند عبارتنداز:

      فقدان نگاه درست مدیران به اهمیت تسهیم دانش و عدم حمایت از آن

چنانچه مدیران ارشد سازمان به اهمیت تسهیم دانش در کسب موفقیت های فردی و سازمانی تأکید نکنند و تصویر واضح و روشنی از غایت آن برای کارکنان ترسیم نکنند، با وجود پشتیبانی سایر زیرساخت ها تسهیم دانش به صورت فعالیتی طبیعی در میان کارکنان شکل نخواهد گرفت.

      تمرکز شدید بر سلسله مراتب سازمانی

ساختارهای سازمانی باز، مسطح و انعطاف پذیر، فعالیت های به اشتراک گذاری دانش را به شدت تسهیل می کند. در مقابل تمرکز شدید بر سلسله مراتب و قواعد داخلی محیطی را فراهم می کند که از کارکنان انتظار دارد به صورت جدی و طبق قوانین و رویه های اداری عمل کنند و آزادی عمل کارکنان و شکل گیری روابط باز و آزادانه را با سختی مواجه خواهد کرد و در نتیجه احتمال تسهیم مؤثر دانش  بین کارکنان به شدت کاهش می یابد.

      کمبود فضاهای رسمی و غیر رسمی جهت به اشتراک گذاشتن دانش

یکی از گام های اولیه در سازمان برای حمایت از شکل گیری فرایند تسهیم دانش، ایجاد فضاهای رسمی و غیر رسمی برای سهولت در امر به اشتراک گذاری دانش در سازمان می باشد. شکل گیری جلسات بحث و گفتگو، حمایت از شکل گیری شبکه های غیررسمی سالم در سازمان، ایجاد فرصت انجام کارها به صورت تیمی و گروهی، فراهم نمودن فرصت هایی جهت گذراندن اوقات فراغت کارکنان با یکدیگر نظیر گردش های دسته جمعی، بهره گیری از ساعات ناهار، نماز و استراحت در جهت افزایش تعامل بیشتر کارکنان می تواند فضای مناسبی را برای تسهیم دانش کارکنان فراهم کند.

      ضعف در سیستم پاداش و تشویق سازمان

از آن جا که به اشتراک گذاری دانش ماهیتاً مسئله ای رفتاری است، استفاده از سیستم پاداش یکی از روش های بالابردن احتمال بروز این رفتار از جانب کارکنان است.

در صورتی که سازمان از کارکنان دانشی که از  انگیزۀ بالایی برای به اشتراک گذاری دانش خود با دیگران برخوردارند حمایت و قدردانی مادی و معنوی نکند، از انگیزۀ سایر کارکنان در پیروی از این رفتار کاسته خواهد شد. هر چند زمانی که کارکنان به ارزش و اهمیت تسهیم دانش خود با همکاران اعتقاد قلبی و باور نداشته باشند حتی وجود یک سیستم انگیزشی قوی هم نمی تواند برای مدت طولانی کارگشا باشد. یکی از راه های تقدیر از فعالیت های تسهیم دانش در سازمان این است که آن را به عنوان معیاری در ارزیابی عملکرد کارکنان لحاظ کنیم.

      وجود فضای رقابتی شدید در سازمان

وجود فرهنگ رقابتی شدید و ناکارآمد در سازمان، مطمئناً نتایج بدی را بر جریان تسهیم دانش خواهد گذاشت، وجود این فضا باعث خواهد شد که کارکنان برای حفظ مزیت رقابتی خود دانش را برای خودشان حفظ نموده و در اختیار دیگران قرار ندهند.

      پراکندگی واحدهای سازمانی

در صورتی که محل قرارگیری واحدهای سازمانی نسبت به یکدیگر دور باشد، به اشتراک گذاری دانش با مانع همراه خواهد بود. زیرا در این حالت به دلیل کاهش ارتباطات و فراهم نشدن بستر مناسب برای تعامل و در نتیجه تبادل دانش و تجربیات احتمال به وجود آمدن دوباره کاری و سایش های سازمانی افزایش خواهد یافت. بهترین روش برای تسهیم دانش در این شرایط شکل گیری گروه های دانشی در بین واحدهای مختلف سازمان است به صورتی که از  هر یک از واحدهای سازمانی فردی به عضویت این گروه ها درآید تا یکدیگر را در جریان فعالیت های کاری خود قرار دهند.

موانع و تسهیل کننده های مبتنی بر فناوری های اطلاعاتی و ارتباطی

فناوری های اطلاعاتی و ارتباطی اصلی ترین ابزاری هستند که با پشتیبانی از فرایندهای مدیریت دانش مهم ترین عامل برای ایجاد ارتباط بین افراد و بخش های مختلف سازمان و زمینه ساز انتقال دانش در سراسر سازمان می باشند. وجود فناوری های اطلاعاتی و ارتباطاتی برای موفقیت سیستم های مدیریت دانش  امری حیاتی است، زیرا فناوری های اطلاعاتی با فراهم کردن معماری مناسب سازمانی مدیریت دانش را در درون سازمان ها امکان پذیر می سازد، با این وجود گاهی این عامل پشتیبان کننده به صورت مانعی بر سر راه تسهیم دانش کارکنان عمل خواهند کرد. موارد زیر از این جمله هستند:

      فقدان فرهنگ استفاده از  فناوری های اطلاعاتی و ارتباطی

استفاده از فناوری های اطلاعاتی و ارتباطی در راستای انجام فعالیت های تسهیم دانش در سازمان، نیازمند وجود فرهنگی است که در آن افراد نگاهی منطقی به این ابزار داشته باشند، از قابلیت ها و کارکردها و مشکلات احتمالی آن درک درستی داشته باشند و به این ترتیب با استفادۀ به جا و مناسب از مزایای آن به عنوان اصلی ترین ابزار تسهیم دانش بهرۀ لازم را ببرند.

      جابه جایی ابزار با هدف در استفاده از فناوری های اطلاعاتی و ارتباطی

گاهی به جای نگاه ابزاری به فناوری های اطلاعاتی و ارتباطی، برخورداری و سرمایه گذاری در آن ها به عنوان هدف قرار می گیرد و بدون توجه به ماهیت ابزاری آن برای انجام بهینۀ فعالیت ها مثلاً داشتن شبکۀ قوی اینترانت، انواع نرم افزارها و.... در درجۀ اول اهمیت قرار می گیرد.

      بی توجهی به کارکرد اصلی فناوری های اطلاعاتی و ارتباطی

سرمایه گذاری هایی که در حوزه فناوری اطلاعات و ارتباطات درسازمان ها انجام می‌گیرد، عمدتاً با هدف  ماشینی شدن کارها و کاهش هزینه ها و زمان است در حالی که کارکرد اصلی فناوری های اطلاعاتی و ارتباطی ایجاد هم افزایی و متمایز کردن شیوۀ ارائۀ خدمات نسبت به سایر سازمان ها می باشد..

      ضعف در ارائۀ خدمات پشتیبانی

ضعف در پشتیبانی از ابزارهای فناوری اطلاعات و ارتباطات باعث ایجاد وقفه در انجام کارها خواهد شد و در نتیجه فناوری اطلاعات به جای آنکه عاملی تسهیل کننده در انجام فعالیت ها و تعاملات کاری باشد عاملی بازدارنده خواهد شد که قادر به تأمین و پاسخگویی به موقع به نیازها و توقعات فردی و سازمانی نخواهد بود.

      فناوری های اطلاعاتی و ارتباطی خود را به افراد تحمیل می کنند

فناوری های اطلاعاتی به علت ماهیت از پیش تعریف شده، کاربر را مجبور به پذیرش و هماهنگ نمودن فعالیت های خود با سیستم از پیش تعریف شده می نماید در حالی که فناوری های ارتباطی و اطلاعاتی باید در خدمت نیازهای اداری باشد و خود را با تشخیص ها و نیازهای افراد هماهنگ نمایند.

      وجود شکاف دیجیتالی

تفاوت بین کارکنان از لحاظ سواد دیجیتالی که از آن به عنوان شکاف دیجیتالی یاد می شود می تواند مانعی بر سر راه تسهیم دانش در سازمان ها باشد. این تفاوت می تواند ناشی از سن، سطح تحصیلات و یا نوع نگرش کارکنان نسبت به ورود فناوری ها در سازمان باشد.

در پایان باید گفت، تسهیم دانش ارزشی برای افراد و سازمان ها نخواهد داشت مگر این که افرادی که به دانش مفید نیاز دارند، آن را دریافت کرده، پذیرفته و به کاربگیرند، اولین قدم برای دستیابی به این هدف شناسایی موانع تسهیم دانش و فاصلۀ بین وضع موجود و وضع مطلوب فعالیت های تسهیم دانش و اقدام مناسب در جهت رفع موانع و حرکت به سوی وضع مطلوب است.